E-Mail Archivierung nach GoBD – rechtssicher, effizient und vollautomatisch
E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente – und damit archivierungspflichtig. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten klare gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischer Korrespondenz. Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche E-Mails, die zur Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückabwicklung von Geschäften dienen, vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar zu archivieren – und das über viele Jahre hinweg. Grundlage dafür ist unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Typische Beispiele für archivierungspflichtige E-Mails sind:
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Rechnungen und Auftragsbestätigungen
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Verträge und Zahlungsbelege
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Reklamationen, Bestellungen und Kundenkorrespondenz
Mit unserer Lösung OBF Mailplace archivieren Sie Ihre E-Mails gesetzeskonform, revisionssicher und vollautomatisch – ohne Mehraufwand für Ihre Mitarbeitenden. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund und erfüllt alle steuerrechtlichen sowie handelsrechtlichen Anforderungen.
Ihre Vorteile mit OBF Mailplace:
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Rechtssicherheit: GoBD-konforme E-Mail Archivierung nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben
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Revisionssicher & fälschungssicher: Jede E-Mail wird unverändert und manipulationsgeschützt abgelegt
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Automatisierte Abläufe: Kein manuelles Eingreifen notwendig
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Sofortiger Zugriff: Finden Sie archivierte E-Mails sekundenschnell über intelligente Suchfunktionen
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Kosteneffizient und skalierbar: Für kleine Teams ebenso geeignet wie für größere Organisationen
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Hosting in deutschen Rechenzentren: Höchster Datenschutz inklusive
Minimieren Sie rechtliche Risiken – setzen Sie auf sichere E-Mail Archivierung
Die Verantwortung für die korrekte E-Mail Archivierung liegt bei der Geschäftsführung. Werden die gesetzlichen Pflichten nicht erfüllt, drohen empfindliche steuer- und zivilrechtliche Konsequenzen. Mit OBF Mailplace stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit auf der sicheren Seite ist.
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Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 06431 / 5840636 oder schreiben Sie an sales@obf-it.de.
OBF IT-Solutions – Ihre Experten für gesetzeskonforme E-Mail Archivierung.
